各教学单位：

为进一步规范教学档案管理，确保归档材料的完整性、规范性与安全性，现组织开展2024-2025学年第二学期教学档案专项检查及档案封存工作，具体要求通知如下：

一、检查范围

（一）2024-2025学年第一学期课程考核档案包

（二）2024届与2025届毕业生毕业论文（设计）归档材料

（三）2024届与2025届毕业生毕业实习归档材料（不含2025届毕业实习质量分析报告，待教务系统完成报告生成后导出归档）

二、工作流程与时间安排

（一）报送自查情况与检查人员名单

根据前期相关归档工作安排，所有教学档案最晚应于6月13日前完成归档，现需各单位根据归档工作开展情况进行自查，填写《XX单位-教学档案归档材料自查情况汇总表》（附件1）。

教务处将组建专项检查工作小组，成员由教务处及各教学单位派出人员组成，各单位派出人员数量按照各单位受检材料总数比例换算确定。请各单位根据《教学档案归档材料专项检查人员需求表》（附件2），确定本单位参与检查人员（有相关工作经验，熟悉教学档案归档要求的优先推荐），并填写《XX单位-教学档案归档材料专项检查人员名单》（附件3）。

请各单位务必于2025年6月18日（星期三）下午17:00前，将附件1（自查情况汇总表）与附件3（检查人员名单）报送至教务处邮箱：jwb@nfu.edu.cn。邮件主题请注明“XX单位-教学档案自查情况及检查人员名单”。

（二）学校现场抽查

教务处将根据各教学单位报送的检查人员名单组建专项检查工作小组，于6月19日-20日分批对各单位的教学档案归档材料进行现场抽查，并填写《教学档案归档材料检查情况记录表》（附件4）。教务处汇总抽查结果后，将于6月23日（星期一）前反馈至各相关教学单位。

（三）整改与复查

各教学单位须根据反馈意见，认真组织整改。整改完成后，填写《XX单位-教学档案归档材料整改情况汇总表》（附件5），并于6月27日（星期五）前提交至教务处邮箱：jwb@nfu.edu.cn。教务处将对各单位报送的整改情况进行审核，确保问题整改到位。

（四）档案封存

完成整改并确认百分之百符合规范的教学档案须于7月10日（星期四）前完成封存（如有电子档案应同步封存）。档案封存前，请各单位自行通知教务处及质评办申请复查，复查合格后的档案方可进行封存。

教学档案封存必须使用学校统一印制的封条，由单位负责人、专业负责人、负责档案管理的教学秘书在封条空白处签字确认，并加盖单位公章。封存好的档案应存放于各单位指定的专用档案库房。各单位可于6月30日后联系教务处（张老师，6178-7916）领取本单位所需封条。

三、工作要求

（一）请各教学单位充分认识此项工作的重要性，切实加强组织领导，指定专人负责，严格按本通知时间节点及工作要求推进，确保做到工作责任到人，任务落实到位。

（二）检查期间，相关单位责任人应在场参与，配合检查小组开展工作，及时提供所需材料并解答疑问。

（三）专项检查工作完成后，教务处将对各单位教学档案归档规范率进行统计，规范率排名靠后的教学单位，将进行全校通报。

（四）如存在未按期完成归档工作、自查整改不力或封存材料存在重大问题的，经学校与所在单位复核确认后，将依据学校相关规定严肃追究责任。

附件：1.XX单位-教学档案归档材料自查情况汇总表

2.教学档案归档材料专项检查人员需求表

3.XX单位-教学档案归档材料专项检查人员名单

4.教学档案归档材料检查情况记录表

5.XX单位-教学档案归档材料专项检查整改情况汇总表

教务处       

2025年6月13日    

（联系人：叶世平、张子妍，联系方式：61787309、61787916）