教务〔2015〕58 号
各系：
根据教育部办公厅、新华社办公厅（教学厅[2002]5号）文件要求，为加强高等教育学历证书管理,保护高等教育机构和毕(结)业生的利益，维护国家学历制度的严肃性, 自2002年起，毕业生的相片和已经电子注册的学历证书、学位证书一同上网供社会查询。由新华通讯社所属中国图片社负责全国毕业生图像信息采集工作，以确保上网图像信息的规格、质量和国家人才数据库建设的标准和安全。
根据新华社广东图像采集中心的工作安排，结合我院的实际情况，我院2016届毕业生图像采集工作定于5月22日（星期五）开展。现将有关事项通知如下：
一、图像用处
用于毕业证、学位证上相片粘贴；为教育部学历、学位证书电子注册提供电子图像。凡电子注册的学历证书无相片的，该学历证书的的信息仅能学生本人查到，其它人一律无法查到，包括就业单位。
二、图像采集安排
1.采集对象：全院 2016届毕业生（即2012级学生）。
2.集体拍摄事项
拍摄时间：5月22日（星期五）。
拍摄地点：6号教学楼301、303、305、401、405。
各系各班级具体拍摄时间地点见《2016届毕业生图像采集工作时间安排表》（附件1）。
集体拍摄费用：由学院代新华社收取，收费标准依据教育部办公厅、新华社办公厅（教学厅[2002]5号）文件执行，15元/人。
3.散拍事项
原则上2016届全体毕业生都应在校参加集体拍摄，确有特殊原因无法参加集体拍摄的学生，请在规定时间内自行联系新华社广东分社大学生图像采集中心进行补拍并将补拍的图像交回教务与科研部。
散拍时间：2015年10月1日-2016年3月30日，每天9:00-11:30,13:30-17:00，节假日正常休息。
散拍费用：40元/人，在拍照时直接交给工作人员。
地址：广州市越秀区府前路21号2楼205室（永乐电器后面，府前大厦对面，坐地铁请在中山纪念堂D1出口或公园前站I出口下车）。
电话：020-83398378。
三、组织安排
1. 请各系对此次图像采集工作予以充分重视，务必做好通知、组织工作，确保参加集体拍摄的学生按时到场拍摄。
2.各系应指定专人负责，同时各班级也应指定专门负责人，各系于5月21日前把此项工作负责人联系表（附件2）电子版发至邮箱workzxx@163.com报教务与科研部备份。
3.《2016届毕业生图像采集学生信息确认表》（附件3）发至各系进行核对，学生应认真核对并在相应位置签名。姓名、学号、性别、专业和身份证号，必须与信息表中的信息一致，若有差异，需向教务与科研部提供相关证明材料，不得随意乱改。
4.各系收齐学生拍摄费用，于5月21日以系为单位前由系专项负责教师将《2016届毕业生图像采集学生信息确认表》（附件3）纸质版（电子版发至邮箱workzxx@163.com）、学生所交费用交到教务与科研部。未交费的学生将视为放弃参加集体拍摄，拍摄当天不得参加拍摄活动。
5.《拍摄登记卡》（附件4）由各系自行下载打印给2015届毕业班班级负责人，班级负责人下发至班级参加集体拍摄的学生，并通知他们填写好相关信息。
6.各班级负责人按《2016届毕业生图像采集工作时间安排表》（附件1）安排，组织本班参加集体拍摄学生提前10分钟到达拍摄现场拍摄，并在现场维持本班拍摄秩序。如因迟到无法在本班拍摄时间内进行图像采集的学生，不能夹插在其他班级拍摄时间内进行拍摄，统一在上午或下午待其他班级全部拍摄结束后进行。
四、拍摄要求
1.图像采集采用机器直接读取身份证信息的形式，学生务必携带身份证（不能用校园卡代替）、填写好的拍摄登记卡进行图像采集，未带齐资料者不能进行图像采集。
2.图像将用于毕业证书和学位证书的制作，为保证图像拍摄效果，拍摄时要求免冠、露出双耳、穿有领衣服；不能戴眼镜、不能穿黄、绿、蓝色上衣。拍摄时间安排紧凑，参加拍摄学生排队等候时务必提前整理着装。
3.参加拍摄学生以班为单位在拍摄教室内排队，并在工作人员处逐一签字、登记领取拍摄序号，请务必按照拍摄序号排队进行拍摄，学生之间绝对不能私自互换拍摄序号，否则会造成学信网上图像错乱。为保证拍摄序号正确，建议学生在拍摄时，向摄影师报告自己的拍摄序号。
4.拍摄时应服从摄影师的安排，按顺序排队进行拍摄，在等候时不要喧哗，以免影响摄影师的工作，经拍摄工作人员确认拍摄成功后应立即离开拍摄场地，场地有限，禁止逗留。
五、注意事项
1.已经参加集体拍摄的毕业生，除因闭眼的原因可至教务与科研部申请，经同意后可于2015年10月1日-2016年3月30日到新华社广东分社大学生图像采集中心重新拍摄。未经教务与科研部同意，擅自进行重新拍摄者，重新拍摄相片不予采纳，电子照片和纸质照片一律采用集体拍摄的照片。
2.散拍相关填写内容如下：我校院校代码为12619，院校名称为中山大学南方学院，（院）系代码不需填写，学历类别为普通本科，所在校别为普通高校。
散拍只能拍摄一次，不能重复拍摄。散拍相片由新华社用EMS邮寄返回，返回时间约为30天，相片收件人写学生本人，学生收到后应立即将电子版（刻录光盘）和纸质版相片交到教务与科研部，散拍相片上交教务与科研部截止时间为2016年4月30日。请散拍的同学自己掌握好拍照时间，若相片未能在规定时间内交至教务与科研部，导致不能按时领取毕业证、学位证和不能正常进行学历学位认证，一切后果由学生本人承担。
六、学生相片信息核对
新华社在拍摄结束后大约两个月内，上传学生的相片信息至教育部的学历电子注册图像校对系统上。届时请2012级学生登陆教育部的学历电子注册图像校对系统,核实本人的相片信息。具体校对时间和操作方法教务与科研部将另行通知。
请各系及相关部门给予积极配合与支持，共同完成好此次2016届毕业生图像采集工作。如有任何疑问，请及时联系教务与科研部周潇老师,联系电话：020-61787309，办公地点：行政楼A1-202.电子邮箱：workzxx@163.com。
附件：
3.2016届毕业生图像采集学生信息确认表（请见纸质版）
4. 拍摄登记卡
2015年5月15日